Разработка подхода к формированию новых офисных пространств | Профессионалы 4.0
Проект завершен

Разработка подхода к формированию новых офисных пространств

Направления деятельности

  • Управление персоналом
  • Бизнес-процессы
  • Архитектура и инженерно-техническое проектирование
  • Дизайн
  • Корпоративная культура

Приём откликов

до 30 октября 2019

Сроки работы

1 месяц 17 дней

В чем суть проекта?

Офисное пространство является важной частью современной модели поощрения сотрудников. Более того, организация офисного пространства служит средством трансляции корпоративных ценностей и формирования корпоративной культуры. Данный проект осуществляется в рамках создания нового подхода к управлению офисной недвижимостью

В чем суть проекта?

Офисное пространство является важной частью современной модели поощрения сотрудников. Более того, организация офисного пространства служит средством трансляции корпоративных ценностей и формирования корпоративной культуры. Данный проект осуществляется в рамках создания нового подхода к управлению офисной недвижимостью

Расскажите о задаче подробнее

В компании создается новый подход к управлению портфелем офисной недвижимости. Разработаны каталог офисных решений «Спейсбук» и конфигуратор «Формула пространства», предлагающие новое видение организации и наполнения офисного пространства. На их основе нужно выработать единый, коллегиально согласованный подход к формированию новых и трансформации существующих офисных пространств и найти методические решения, позволяющие это сделать

Расскажите о задаче подробнее

В компании создается новый подход к управлению портфелем офисной недвижимости. Разработаны каталог офисных решений «Спейсбук» и конфигуратор «Формула пространства», предлагающие новое видение организации и наполнения офисного пространства. На их основе нужно выработать единый, коллегиально согласованный подход к формированию новых и трансформации существующих офисных пространств и найти методические решения, позволяющие это сделать

Что предстоит сделать?

Проект реализуется рабочей группой, включающей представителей функций ПАО «Газпром нефть» и внешних исполнителей В рамках проекта необходимо: 1. Проанализировать все нормативно–методические документы (НМД) от каждой функции, вовлеченной в процесс: a. на предмет метрик, ограничений, условий, определяющих требования к формированию и трансформации офисного пространства b. выделить вопросы, требующие методологических решений (например, различия в нормативах в зависимости от уровня должностей сотрудников и типа подразделения) 2. Осуществить референс-визиты в компании (6-7 выбранных Заказчиком), которые провели трансформацию корпоративной культуры (например, Сбербанк, Росатом) и прослушать приглашенных экспертов. Консолидировать лучшие практики по каждой из функций, вовлеченных в процесс формирования нового офисного пространства 3. Провести исследование пользовательского опыта сотрудников, выслушав их мнения и пожелания к организации офисных пространств и предоставляемых в них сервисов, неразрывно связанных с офисом. 4. Дополнить «Спейсбук» разделом по типовым решениям и конфигурациям, найденным в результате исследования 5. По каждой функции, вовлеченной в процесс, при создании временного регламента: a. сформировать предложения по преодолению выявленных при анализе НМД барьеров, указать риски, которые влечет за собой реализация этих предложений b. Выработать методологические решения по вопросам, выявленным в ходе анализа, в частности — рекомендовать типы конфигураций офисного пространства в зависимости от типа подразделений, уровня и функционала сотрудников c. выработать квалификационные требования к инженерным системам зданий, в которых допускается размещение офисов компании 6. Консолидировать все предложения, сформированные участниками рабочей группы, и вынести их на обсуждение и утверждение Экспертного совета со стороны Заказчика 7. На основе предложений и достигнутых с Экспертным советом договорённостей описать временный процесс формирования нового и трансформации существующего офисного пространства с опорой на «Спейсбук» и конфигуратор «Формула пространства» 8. Сформировать прогноз потребности в офисном пространстве для подразделений в Санкт-Петербурге на основе данных об увеличении численности сотрудников и запланированных расширениях компании 9. Создать проект временного регламента по проектированию, функциональному зонированию и техническому оснащению офисных пространств для подразделений в Санкт-Петербурге. Вынести проект на обсуждение Экспертного совета 10. Внести в проект корректировки, полученные от Экспертного совета и представить его Лидерам функций для окончательного решения 11. Организовать производство серии коротких видео-роликов о целях и ожидаемых результатах проекта (3-4 ролика по 3-4 минуты)

Что предстоит сделать?

Проект реализуется рабочей группой, включающей представителей функций ПАО «Газпром нефть» и внешних исполнителей В рамках проекта необходимо: 1. Проанализировать все нормативно–методические документы (НМД) от каждой функции, вовлеченной в процесс: a. на предмет метрик, ограничений, условий, определяющих требования к формированию и трансформации офисного пространства b. выделить вопросы, требующие методологических решений (например, различия в нормативах в зависимости от уровня должностей сотрудников и типа подразделения) 2. Осуществить референс-визиты в компании (6-7 выбранных Заказчиком), которые провели трансформацию корпоративной культуры (например, Сбербанк, Росатом) и прослушать приглашенных экспертов. Консолидировать лучшие практики по каждой из функций, вовлеченных в процесс формирования нового офисного пространства 3. Провести исследование пользовательского опыта сотрудников, выслушав их мнения и пожелания к организации офисных пространств и предоставляемых в них сервисов, неразрывно связанных с офисом. 4. Дополнить «Спейсбук» разделом по типовым решениям и конфигурациям, найденным в результате исследования 5. По каждой функции, вовлеченной в процесс, при создании временного регламента: a. сформировать предложения по преодолению выявленных при анализе НМД барьеров, указать риски, которые влечет за собой реализация этих предложений b. Выработать методологические решения по вопросам, выявленным в ходе анализа, в частности — рекомендовать типы конфигураций офисного пространства в зависимости от типа подразделений, уровня и функционала сотрудников c. выработать квалификационные требования к инженерным системам зданий, в которых допускается размещение офисов компании 6. Консолидировать все предложения, сформированные участниками рабочей группы, и вынести их на обсуждение и утверждение Экспертного совета со стороны Заказчика 7. На основе предложений и достигнутых с Экспертным советом договорённостей описать временный процесс формирования нового и трансформации существующего офисного пространства с опорой на «Спейсбук» и конфигуратор «Формула пространства» 8. Сформировать прогноз потребности в офисном пространстве для подразделений в Санкт-Петербурге на основе данных об увеличении численности сотрудников и запланированных расширениях компании 9. Создать проект временного регламента по проектированию, функциональному зонированию и техническому оснащению офисных пространств для подразделений в Санкт-Петербурге. Вынести проект на обсуждение Экспертного совета 10. Внести в проект корректировки, полученные от Экспертного совета и представить его Лидерам функций для окончательного решения 11. Организовать производство серии коротких видео-роликов о целях и ожидаемых результатах проекта (3-4 ролика по 3-4 минуты)

Каким должен быть результат работы?

1. Перечень барьеров процесса на основании анализа внутренних НМД ГПН: a. выделены требования к метрикам, ограничениям, условиям, определяющим формирование и трансформацию офисного пространства b. выделены вопросы, требующие методологических решений 2. Анализ лучших практик крупных компаний по каждой функции, вовлеченной в процесс формирования нового офисного пространства 3. Предложения для дополнения «Спейсбук» на основе референс-визитов и исследования пользовательского опыта сотрудников 4. Предложения по целевому процессу с учетом лучших практик и указанием возможных рисков 5. Проект временного регламента по проектированию, функциональному зонированию и техническому оснащению офисных пространств для подразделений в Санкт-Петербурге 6. Прогноз потребности в офисном пространстве для подразделений в Санкт-Петербурге (на ближайшие 5 лет — детальный прогноз, на последующие 5 лет — верхнеуровневый прогноз)

Каким должен быть результат работы?

1. Перечень барьеров процесса на основании анализа внутренних НМД ГПН: a. выделены требования к метрикам, ограничениям, условиям, определяющим формирование и трансформацию офисного пространства b. выделены вопросы, требующие методологических решений 2. Анализ лучших практик крупных компаний по каждой функции, вовлеченной в процесс формирования нового офисного пространства 3. Предложения для дополнения «Спейсбук» на основе референс-визитов и исследования пользовательского опыта сотрудников 4. Предложения по целевому процессу с учетом лучших практик и указанием возможных рисков 5. Проект временного регламента по проектированию, функциональному зонированию и техническому оснащению офисных пространств для подразделений в Санкт-Петербурге 6. Прогноз потребности в офисном пространстве для подразделений в Санкт-Петербурге (на ближайшие 5 лет — детальный прогноз, на последующие 5 лет — верхнеуровневый прогноз)

В каком формате нужно представить результат?

• Описание барьеров, предложения с указанием лучших практик и возможных рисков — в формате презентации MS Powerpoint, • Описание барьеров, лучших практик, предложения с указанием рисков; проект временного регламента проектирования и наполнения офисной инфраструктуры — формате MS Word • прогноз потребности подразделений в офисном пространстве – в MS Excel

В каком формате нужно представить результат?

• Описание барьеров, предложения с указанием лучших практик и возможных рисков — в формате презентации MS Powerpoint, • Описание барьеров, лучших практик, предложения с указанием рисков; проект временного регламента проектирования и наполнения офисной инфраструктуры — формате MS Word • прогноз потребности подразделений в офисном пространстве – в MS Excel

По каким критериям будут оценивать результат?

• В обзор лучших практик по каждой функции включен, как минимум, один пример • Обзор лучших практик подкреплен фотоматериалами из компаний, посещённых в ходе референс-визитов • Проект Временного регламента соответствует требованиям к шаблону ПАО «Газпром нефть» • Учтены обязательные условия, перечисленные в разделах «Что предстоит сделать» и «Каким должен быть результат работы»

По каким критериям будут оценивать результат?

• В обзор лучших практик по каждой функции включен, как минимум, один пример • Обзор лучших практик подкреплен фотоматериалами из компаний, посещённых в ходе референс-визитов • Проект Временного регламента соответствует требованиям к шаблону ПАО «Газпром нефть» • Учтены обязательные условия, перечисленные в разделах «Что предстоит сделать» и «Каким должен быть результат работы»