Описание целевых бизнес-процессов для включения в юридически значимый электронный документооборот

Необходимо подготовить унифицированные схемы целевых бизнес-процессов в юридически значимом электронном документообороте и передать схемы разработчикам для внесения изменений в системы учета и хранения компании «Газпром нефть».

Компания «Газпром нефть» переходит на юридически значимый электронный документооборот — сервис обмена электронными документами, который сокращает время отправки и получения первичных учетных документов до 7 секунд.

Все первичные учетные документы, переведенные в электронный вид, подписываются электронной подписью, являются юридически значимыми и полностью заменяют бумажные аналоги.

Компания планирует перевести на электронный документооборот с применением электронной подписи новые процессы и документы.

Для этого необходимо проанализировать текущие бизнес-процессы, внутренние нормативно-методические документы компании, работу пользователей, сформировать целевое видение процессов с учетом перехода на электронный документооборот и передать разработчикам согласованные с участниками процесса и рабочей группой проекта требования для реализации новых решений.

Лидер проекта ищет трех специалистов — процессных методологов — которые смогут вместе с ним детализировать образ результата и спланировать работу в проекте, а затем выполнить поставленные задачи.

1. Схемы текущих бизнес-процессов работы пользователей с документами для учетных систем SAP и 1С (ERP, АСБНУ, лок.УПП):

· агенская схема (SAP, 1C): отчет агента, универсальный передаточный документ на сумму агентского вознаграждения, перевыставляемые счета-фактуры;

· закупка и реализация основных средств, бывших в эксплуатации (SAP, 1С): акт приема-передачи основного средства, универсальный передаточный документ / счет-фактура по операциям продажи и закупки бывших в эксплуатации основных средств;

· расчеты с подотчётными лицами по командировочным расходам (1С): авансовый отчет по командировочным расходам.

10–15 схем текущего процесса в системах учета и хранения дочерних обществ компании для каждого из процессов.

2. Схемы целевых унифицированных бизнес-процессов работы по каждому процессу (включая первичные учетные документы) (4–8 схем).

3. Требования для разработчиков на внесение изменений в системы учета и хранения дочерних обществ компании.

4. Методические материалы.

Вся документация предоставляется в согласованном с лидером проекта формате.

1. Проведено 10–15 интервью с пользователями по каждому процессу.

2. Схемы текущих и целевых бизнес-процессов разработаны на основе предоставленных образцов, интервью, результатов обследования и согласованы с владельцами бизнес-процесса на уровне функции и опрошенными пользователями.

3. В требованиях описаны шаги схем целевых процессов: кто выполняет шаг, что является входом и выходом шага, выполняемые на шаге действия, какие проверки необходимо выполнить на каждом шаге, какие данные в системных документах могут заполняться автоматически т. п.

4. Возможность реализации требований подтверждена со стороны разработчиков.

5. Требования к целевым бизнес-процессам для разработчиков описаны подробно и исчерпывающе.

6. Все документы составлены грамотно, не требуют дополнительного редактирования.

Проект предусматривает вознаграждение, размер которого будет определен в ходе переговоров с лидером проекта.