Анализ процесса подготовки отчетности и описание возможности ее автоматизации

Необходимо провести обследование 4 процессов подготовки отчетов, описать текущее состояние (as-is), выявить потери и предложить пути оптимизации и автоматизации.

⠀

Цель проекта — определить возможности и объемы автоматизации отчетности, а также оценить трудозатраты на разработку автоматизированных решений.

В компании сформирован реестр отчетов, часть из которых уже частично проанализирована на предмет автоматизации (сформулированы гипотезы по применимым технологиям), а часть требует проведения бизнес-анализа и экспертного заключения по возможностям автоматизации.

⠀

Потребность возникла из необходимости оптимизировать трудозатраты на подготовку отчетности и повысить эффективность бизнес-процессов за счет внедрения организационных мероприятий и, возможно, внедрения автоматизированных инструментов. Результаты проекта будут использованы для принятия решений о целесообразности дальнейшей автоматизации отчетности и планирования ресурсов на разработку.

⠀

Лидер проекта ищет бизнес-аналитика, который сможет собрать данные о процессе подготовки отчетов (интервью с бизнес-пользователями с использованием TrueConf), провести детальный бизнес-анализ с целью определить ключевые точки оптимизации этого процесса, оценить потери в процессе, определить оптимальный способ (организационные мероприятия и/или автоматизация) для решения проблем процесса подготовки отчетных форм, определить возможный вариант (технологию) для автоматизации отчетных форм, там, где это возможно.

Итоговый отчет на странице в Confluence, включающий описание следующих блоков:

1. Операционные эффекты (снижение трудозатрат).

• Методика: Хронометраж текущих процессов. Будут проведены замеры, сколько часов в месяц тратят сотрудники (экономисты, производственники, технологи) на ручной сбор данных, проверку и консолидацию каждого отчета.

• Результат:

1. Пример: "На подготовку отчета по мертвым остаткам уходит 20 чел/часов в месяц. После автоматизации этот показатель снизится до 2 часов (экономия 90%). Высвобожденное время сотрудники смогут направить на анализ, а не на поиск цифр".

2. Итоговая цифра: Общая экономия фонда оплаты труда (ФОТ) в год по 4 отчетам.

⠀

2. Финансовые эффекты (прямое снижение потерь и рисков).

• Методика: Анализ исторических данных и экспертные интервью.

• Результат:

1. По расследованиям: "Сокращение срока закрытия инцидентов на 30% снижает вероятность повторных происшествий и штрафов от надзорных органов на X рублей".

2. По мертвым остаткам: "Прозрачность данных позволит снизить нормативные запасы в трубах на 5%, что высвободит Y тонн нефти (оборотных средств) на сумму Z рублей".

3. По расшифровке затрат: "Исключение ошибок ручного переноса данных снизит риск искажения себестоимости и некорректного планирования бюджета".

⠀

3. Управленческие (нематериальные) эффекты.

• Методика: Оценка качества данных и скорости принятия решений.

• Результат:

1. Переход от "исторической справки" (отчет за прошлый месяц) к онлайн-дашбордам для мониторинга.

2. Единая версия правды (устранение расхождений между данными разных отделов).

3. Прозрачность: возможность "докопаться" до любой цифры в отчете (Data Lineage).

⠀

Все материалы предоставляются в электронном виде на странице в Confluence. Структура выходных результатов должна быть согласована с заказчиком перед стартом работ.

⠀

Результаты работ должны дать полную картину лидеру проекта и возможность принять решение по каждому отчету, которое может быть следующим – можно автоматизировать, можно не автоматизировать, но применить организационные мероприятия для оптимизации подготовки отчета, можно исключить отчет, так как он не целесообразен, можно автоматизировать и применить организационные мероприятия для оптимизации процесса подготовки отчета.

Проект предусматривает вознаграждение 265 957,45 рублей. В эту сумму включен налог, который необходимо оплатить в соответствии с вашим налоговым режимом. Ставка для физических лиц составляет 13%, СМЗ/ИП — 6%.