Анализ процесса подготовки отчетности и описание возможности ее автоматизации

Необходимо провести бизнес-анализ процесса подготовки отчетов, проверить гипотезы по возможной автоматизации с использованием RPA, Python, PolyAnalyst, макросов, браузерные приложения (HTML).

⠀

Цель проекта —определить возможности и объемы автоматизации отчетности, а также оценить трудозатраты на разработку автоматизированных решений.

В компании сформирован реестр отчетов, часть из которых уже частично проанализирована на предмет автоматизации (сформулированы гипотезы по применимым технологиям), а часть требует проведения бизнес-анализа и экспертного заключения по возможностям автоматизации.

⠀

Потребность возникла из необходимости оптимизировать трудозатраты на подготовку отчетности и повысить эффективность бизнес-процессов за счет внедрения организационных мероприятий и, возможно, внедрения автоматизированных инструментов. Результаты проекта будут использованы для принятия решений о целесообразности дальнейшей автоматизации отчетности и планирования ресурсов на разработку.

⠀

На данном этапе проекта необходимо провести бизнес-анализ подготовки 11 отчетных форм в ООО «Газпромнефть-Ямал». Полный перечень отчетных форм будет предоставлен лидером проекта.

⠀

Лидер проекта ищет трех бизнес-аналитиков, которые смогут собрать данные о процессе подготовки отчетов (интервью с бизнес-пользователями с использованием TrueConf), провести детальный бизнес-анализ с целью определить ключевые точки оптимизации этого процесса, описать в нотации SIPOC процесс подготовки 11 отчетных форм, оценить потери в процессе, определить оптимальный способ (организационные мероприятия и/или автоматизация) для решения проблем процесса подготовки отчетных форм, определить возможный вариант (технологию) для автоматизации отчетных форм, там, где это возможно.

1. Примеры отчетных форм, форм источников данных для рассматриваемого отчета.

2. Бизнес-процесс (БП) формирования отчета, формализованный в нотации SIPOC.

3. ER-диаграмма (Диаграмма «сущность-связь») с описанием исходных данных и формируемого отчета.

4. Описание проблематики в БП формирования отчета с оценкой и методикой оценки выявленных потерь (чел/час; руб., нематериальные эффекты).

5. Описание оптимального способа решения проблематики (организационные мероприятия и/или автоматизация).

6. Оценка потенциального эффекта от оптимизации процесса формирования отчета.

7. Описание возможного способа/технологии для автоматизации процесса формирования отчета с оценкой затрат на его реализацию (сроки, бюджет).

⠀

Все материалы предоставляются в электронном виде на странице в Confluence. Структура выходных результатов должна быть согласована с Заказчиком перед стартом работ. Результаты работ будут разделены между 3 бизнес-аналитиками по Наименованию отчета (соответственно двоим бизнес-аналитикам в работу достанутся по 4 отчетных формы в анализ, одному 3 отчетных формы).

⠀

Результаты работ должны дать полную картину лидеру проекта и возможность принять решение по каждому отчету, которое может быть следующим – можно автоматизировать, можно не автоматизировать, но применить организационные мероприятия для оптимизации подготовки отчета, можно исключить отчет, так как он не целесообразен, можно автоматизировать и применить организационные мероприятия для оптимизации процесса подготовки отчета.

1. Предоставлены примеры отчетных форм в формате PDF, Excel или Visio и 2–3 формы источников данных, соответствующие реальному отчету.

2. Каждая форма содержит четкие поля (названия, типы данных, обязательные/опциональные элементы) и примеры заполнения с анонимизированными данными.

3. Формы адаптированы под рассматриваемый отчет: указаны источники данных, формат вывода и связи между формами.

4. Диаграмма полностью охватывает элементы SIPOC: Suppliers (поставщики), Inputs (входы), Process (процесс, не менее 5–7 шагов), Outputs (выходы), Customers (получатели).

5. Каждый элемент описан текстом (общий объем описания — 1–2 страницы), с указанием ролей, инструментов и временных рамок шагов.

6. Для ER-диаграмм включены не менее 5–7 сущностей (entities) с атрибутами (primary key, foreign key), связями (1:1, 1:N, N:M) и описанием исходных данных (источники) + формируемого отчета (выходные сущности).

7. Прилагается текстовое описание (2–3 страницы): глоссарий сущностей, правила связей и SQL-подобный пример запроса для отчета.

8. Для каждой описанной проблемы указана методика оценки (например, Value Stream Mapping или интервью): потери в чел/час (количественно, с расчетами), рублях (например, по ставке 1000 руб/час) и нематериальных эффектах (риски ошибок, задержки).

9. Общая оценка потерь агрегирована (таблица с итогами, не менее 2 сценариев: текущий vs. целевой).

10. Для оптимального способа решения проблематики описание структурировано (2–4 страницы): для каждой проблемы из п.5 предложено 2–3 решения (организационные: перераспределение ролей; технические: инструменты автоматизации).

11. Предлагаемое решения проверено на совместимость с текущей инфраструктурой; ревью заинтересованных сторон подтверждает оптимальность.

12. Оценка потенциального эффекта от оптимизации процесса формирования отчета представлена в отчете (1–2 страницы + таблицы/графики): количественные эффекты (снижение потерь на 20–50% в чел/час/рублях, на основе п.5 и п.6), нематериальные эффекты описаны (улучшение качества, скорость, удовлетворенность).

13. Расчеты основаны на методике (ROI, NPV или аналог) с предположениями (например, ставка дисконтирования 10%).

14. Описание возможного способа/технологии для автоматизации процесса (2–4 страницы) включает: предложение 1–2 технологии (например, ETL-инструмент как Power BI, API-интеграция) с шагами автоматизации (от данных к отчету) и верхнеуровневой оценкой трудозатрат.

15. Рассмотрены и оценены альтернативы решения задачи (low-code vs. custom dev).

Проект предусматривает вознаграждение, о размере которого вы договоритесь с лидером проекта. В эту сумму включен налог, который необходимо оплатить в соответствии с вашим налоговым режимом. Ставка для физических лиц составляет 13%, СМЗ/ИП — 6%.