Координация деятельности блока капитального строительства

Необходимо координировать и администрировать деятельность блока капитального строительства компании «Газпромнефть-Терминал», обеспечивая слаженную работу команды, своевременное и качественное выполнение инвестиционных проектов.

«Газпромнефть-Терминал» — дочернее предприятие «Газпром нефти», занимается перевалкой и хранением нефтепродуктов. В активе компании — 30 нефтебаз в разных регионах России. Блок капитального строительства «Газпромнефть-Терминал» занимается реализацией инвестиционных проектов по реконструкции объектов и техническому перевооружению компании. В состав блока входят 6 руководителей, курирующих реализацию инвестиционных проектов, удаленные команды, реализующие эти проекты и специалисты по сметам, договорам и проектированию. В связи с переходом на удаленный формат работы, широкой географией объектов, разницей в часовых поясах возникла потребность в сотруднике, который взял бы на себя координацию и администрирование деятельности блока.

Нет, проект рассчитан на то, что им будет заниматься один человек — координатор.

1. Изучить базовые нормативные документы и стандарты компании. 2. Погрузиться в работу блока капитального строительства: познакомиться с командой, изучить задачи и показатели эффективности сотрудников, распределение ролей и функций, принципы организации внутреннего взаимодействия, планы работы блока, инвестиций и закупок. На регулярной основе вам будет необходимо: 1. Отслеживать своевременное выполнение задач, напоминать ответственным о сроках, заблаговременно информировать лидера проекта о возникших сложностях и потенциальных рисках. Готовить статус-отчет о реализации задач: фиксировать выполненное и отмечать проблемные места. 2. Информировать команду блока о статусе задач в формате сводного отчета, координировать взаимодействие между членами команды. 3. Организовывать регулярные совещания руководителей проектов и встречи с подрядчиками, заполнять шаблон подготовки ко встрече («Цель-Процесс-Результат»), фиксировать договоренности, составлять мемо и протокол задач по итогам встреч. 4. Участвовать в еженедельных встречах лидера проекта и руководства. Готовить отчетные презентации о деятельности блока капитального строительства со статусом прогресса за неделю. Вносить изменения по итогам встречи. 5. Оказывать членам команды блока капитального строительства информационную поддержку до, в процессе и после совещаний. 6. Консолидировать информацию и материалы, полученные от участников рабочих встреч, и отправлять всем заинтересованным сторонам. 7. Готовить пакеты документов по проектам для согласования и проверок по мере необходимости. 8. Ежемесячно готовить график командировок сотрудников блока (не более 10 человек). 9. Готовить ежедневные справки по количеству подрядчиков на объектах.

1. Команда получала информационную, административную и координационную поддержку работы на протяжении всего периода работы. 2. Приглашения на встречи в шаблоне «Цель-Процесс-Результат» направлены всем необходимым участникам. 3. Тексты мемо и протоколы по итогам встреч в формате *.doc/*.docx, дополнительные справки к протоколам в формате *.xlsx. 4. Еженедельные презентации о деятельности блока капитального строительства в формате *.pptx. 5. Графики командировок по блоку в согласованном с лидером проекта формате. 6. Справки по количеству подрядчиков на объекте на основании данных руководителей проектов в согласованном с лидером проекта формате.

1. Работа блока капитального строительства была скоординированной на протяжении всего периода. 2. Команда блока капитального строительства получала административную и информационную поддержку своевременно и в полном объеме. 3. Организовано 208 встреч, по итогам встреч направлены мемо и протоколы с зафиксированными договоренностями. 4. Подготовлено 26 презентаций о деятельности блока для встреч лидера проекта с руководством. 5. Составлены 6 графиков командировок. 6. Подготовлено не менее 130 справок по количеству подрядчиков на объектах. 7. Задачи выполнены в полном объеме и своевременно. 8. Презентации выполнены в соответствии с требованиями брендбука, в утвержденном макете и шаблонах. Количество итераций с правками для каждой презентации не превышало двух.

Проект предусматривает вознаграждение в размере 360 000 рублей после выплаты налогов. Вознаграждение будет выплачиваться равными долями (60 000 рублей каждый месяц).

Лидер проекта предоставит все необходимые для выполнения задачи нормативные документы и стандарты, а также готов консультировать вас по всем вопросам, связанным со спецификой деятельности компании и проектом.