Анализ эффективности и административная поддержка пилотного проекта по внедрению смешанного формата работы

В пилотном проекте по внедрению смешанного (удаленно-очного) формата работы необходимо обеспечить административную поддержку и мониторинг исполнения поручений внутренними пилотными группами, а также проанализировать применяемые инструменты и подготовить все необходимые материалы для тиражирования проекта на другие подразделения компании.

Компания планирует широко использовать смешанный формат работы — выстроить рабочие процессы так, чтобы сотрудники могли выполнять свои задачи не только находясь в офисе, но и дистанционно. В семи подразделениях компании запущено пилотное внедрение формата и тестирование разработанных инструментов (например, системы бронирования рабочих мест, инструмент по контролю рабочего времени и пр.), помогающих сотрудникам эффективнее выполнять свои рабочие обязанности даже находясь вне офиса. Тестирование охватывает много участников, возникают разнообразные внешние и внутренние запросы, новые задачи. Поэтому необходим человек, который глубоко погрузится в проект и сможет администрировать рабочие процессы в пилотных подразделениях (общей численностью около 1500 человек). Кроме этого, стоит задача консолидировать и проанализировать информацию по проекту (обратную связь от участников, оценки эффективности применения разработанных инструментов, возникающие проблемы и т. п.), чтобы сформировать методологию внедрения смешанного формата работы в других подразделениях компании.

Проект рассчитан на то, что им будет заниматься один человек — бизнес-аналитик — в составе действующей проектной команды (более 30 человек, выступающих экспертами в различных отраслях).

Вам предстоит: 1. Погрузиться в проект: • ознакомиться со структурой проекта и задействованными в нем пилотными подразделениями; • изучить инструменты, которые используются подразделениями для выстраивания эффективного и комфортного рабочего процесса вне зависимости от местоположения сотрудников. 2. Администрировать проект: • Помогать лидеру проекта в реализации проекта: курировать рабочий процесс, участвовать во встречах, оперативно устранять возникающие затруднения, отвечать на вопросы об используемых инструментах. • Сформировать целевые показатели работы пилотных подразделений, мониторить их достижение, при необходимости — корректировать. • Организовать тестирование инструментов. 3. Организовать сбор информации об эффективности инструментов: • Зафиксировать начальные и результирующие метрики эффективности внедрения инструментов (для оценки социального отклика (нравится или нет сотрудникам тот или иной инструмент) и экономического эффекта для компании) • Организовать регулярные (раз в 1–2 месяца) опросы сотрудников пилотных подразделений для сбора обратной связи о сложностях, возникающих при использовании инструментов. • Провести расчеты экономических показателей и финансовых моделей для пилотных подразделений (для обоснования экономической целесообразности внедрения того или иного инструмента). 4. Проанализировать результаты тестирования инструментов: • Выявить «болевые точки» проекта — узкие, проблемные места, которые не устраняются с помощью имеющихся инструментов. • Сформировать матрицу проекта с выводами о том, какие инструменты работают эффективно, а какие следует доработать или разработать с нуля. • Сформировать методологию внедрения инструментов, позволяющую тиражировать их применение на другие подразделения компании. • Разработать отчет по проекту с выводами по итогам анализа применения инструментов для внедрения новых форматов работы. На основании отчета подготовить презентационные материалы (оформлением самой презентации займется дизайнер, вам важно создать содержательное наполнение).

1. Отчетные материалы с описанием текущей ситуации в формате *.pdf, которые содержат: • актуальные данные по всем процессам в подразделениях (которые касаются внедряемых инструментов); • выявленные «болевые точки проекта»; • результаты сбора обратной связи от пилотных подразделений. 2. Отчетные материалы в формате *.pdf о результате тестирования всех инструментов. По каждому инструменту в отчете отражено: • Название и описание инструмента, частота его применения сотрудниками; • Перечень достоинств и недостатков (на основании обратной связи) использования инструментов; • Начальные и результирующие метрики; • Показатели экономической эффективности применения инструмента в компании (формате *.xlsx) 3. Презентационные материалы в формате .pdf с результатами внедрения инструментов для пилотных подразделений для дальнейшего тиражирования лучших практик в других подразделениях. 4. Методология реализации проекта в формате *.pdf, которая содержит: • Описание целей и области применения инструментов; • Ожидаемые после внедрения результаты; • Риски использования инструментов и методы их предотвращения.

1. Своевременно протестированы все вспомогательные инструменты и сняты начальные и результирующие метрики на 7 тестируемых пилотных подразделениях. 2. Все материалы описаны детально, сопровождены корректными экономическими расчетами, готовы к передаче в дизайнерский отдел для составления презентации. 3. Подготовленные методические материалы описаны достаточно полно, что позволяет тиражировать практику смешанной работы на другие подразделения.

Вы получите 434 000 рублей после выплаты налогов

Лидер проекта и эксперт ответят на все ваши вопросы.