Сопровождение документооборота при пилотном внедрении системы ведения архива проектно-сметной документации

В процессе пилотного внедрения системы ведения архива проектно-сметной документации на платформе «Pilot-ICE» необходимо с использованием внедряемой системы выполнить задачи по обработке документации по проектам – приемку, сортировку, хранение и выдачу по запросу.

Горно-металлургическая компания «Норникель» помимо добычи, обогащения и производства цветных металлов занимается также инвестиционной деятельностью в сфере капитального строительства для собственных нужд. Сейчас в компании около 50 таких проектов. В качестве генерального проектировщика в этих проектах выступает дочерняя структура «Институт Гипроникель» (НИИ), которая привлекает другие субподрядные организации для подготовки проектно-сметной документации.

⠀

Несмотря на единые требования к документам, разные подрядчики могут использовать разную структуру проектов и по-разному кодировать документацию. Кроме того, эти организации обычно размещают документы в неупорядоченной файловой структуре Sharepoint, и генпроектировщик не всегда может получить к ним быстрый и удобный доступ.

⠀

Компания хочет унифицировать работу с документацией, упорядочить, структурировать и централизовать её хранение. Это позволит оптимизировать коммуникации между заинтересованными участниками, получить быстрый доступ к необходимой информации и всегда иметь актуальную базу проектно-сметной документации на серверах института.

⠀

Для решения этой задачи НИИ привлекает в качестве подрядчика компанию «Аскон», которая разработала собственную платформу для ведения архива «Pilot-ICE». Лидер проекта ищет инженера по обеспечению документооборота, который выполнит задачи по обработке проектных документов (приемка, сортировка, хранение и выдача по запросу) в процессе пилотного внедрения программного продукта, а также подготовит необходимую сопроводительную документацию.

· Выполненные задачи по обработке проектно-сметной документации (приемка, сортировка, хранение и выдача по запросу) в соответствии с утвержденным регламентом работы в системе по всем проектам, участвующим в пилотном внедрении системы.

· Промежуточные и итоговый отчеты о результатах обработки проектно-сметной документации по пилотным проектам в формате *.docx.

· Рекомендации по корректировке регламентов хранения и обмена проектно-сметной документацией с конечным заказчиком в формате *.docx.

· Краткие инструкции пользователя системы для инициации и поддержки бизнес-процессов обработки проектно-сметной документации в формате *.docx.

· Описания бизнес-процессов в регламентах хранения и обмена проектно-сметной документацией с конечным заказчиком, подготовленных подрядчиком, проверены на полноту и согласованность. По результатам проверки подготовлены рекомендации по корректировке регламентов.

· Инструкции пользователя системы соответствуют регламентам хранения и обмена проектно-сметной документацией с конечным заказчиком и разработаны на основе практического опыта работы с системой в процессе ее внедрения.

· Промежуточные отчеты содержат развернутое описание и детальную статистику о результатах обработки проектно-сметной документации по пилотным проектам.

· Итоговый отчет содержит подробные итоги пилотного внедрения программного продукта «Pilot-ICE» в формате «выученные уроки»:

o какой объем проектно-сметной документации обработан;

o какие трудности при работе с системой возникали у инженера по обеспечению документооборота и пользователей системы (с технической и процессной точек зрения);

o какие положительные результаты в бизнес-процессах обработки документации достигнуты вследствие использования разработанной системы.

Проект предусматривает денежное вознаграждение в размере 480 000 рублей после всех вычетов для физлиц (налоговая ставка 13%) или 520 000 рублей после всех вычетов для самозанятых / ИП (налоговая ставка 6%).

По результатам работы лидер проекта может предложить вам место в штате компании или иную форму продолжения сотрудничества.