Автоматизация процессов с использованием CRM-системы

Необходимо изучить действующие настройки, сценарии использования и ожидания основных заинтересованных лиц и пользователей CRM-системы «Битрикс24». Также требуется предложить решения по оптимизации основных процессов с использованием функциональных возможностей системы, сформировать и контролировать реализацию технического задания по настройке системы сторонним исполнителем.

Компания использует CRM-систему «Битрикс24» для управления проектами внешних заказчиков, начиная от назначения встречи для сбора информации о проекте и заканчивая финальными расчетами с клиентами и исполнителями. Изначально CRM-система была запущена как хранилище информации о проектах, но не как система поддержки бизнес-процессов и аналитики. Развитие системы происходило органически по мере появления потребности и интереса на различных этапах. При этом сотрудники отдела продаж исторически проявляли наименьшую активность в системе.

⠀

В настоящее время CRM-система не позволяет компании оперативно получать плановые и фактические данные, связанные с выполнением процессов продаж и обслуживания клиентов. Она также не используется для фиксации и контроля межфункциональных соглашений и не позволяет устранить большое количество ручных операций по созданию документов и отчетов на основе данных из системы.

⠀

Лидер проекта ищет двух человек: руководителя проекта и бизнес-аналитика. Они будут изучать основные процессы компании, предлагать решения для их оптимизации и автоматизации с помощью CRM-системы, а также формировать и контролировать реализацию технического задания по настройке системы внешним подрядчиком.

1. Целевые процессы работы реализованы в CRM-системе.

2. Ключевые пользователи обучены новым процессам работы в системе.

3. Проведен обзор новых процессов для самостоятельного обучения пользователей в формате скринкаста.

4. Представлена таблица с описанием целевых процессов работы в системе в формате *.xlsx или *.docx, включающая:

· Приоритизированные требования стейкхолдеров по степени критичности выполнения и контроля отдельных шагов процесса.

· Предлагаемые решения по оптимизации процессов с использованием CRM-системы.

5. Представлен бэклог доработок системы в формате *.xlsx, приоритизированный с использованием одной из общепринятых методик (RICE, ICE и другие).

6. Разработано техническое задание с детальным описанием задач из бэклога для внешнего подрядчика в формате *.docx.

1. Реализованные в системе целевые процессы:

· Полностью удовлетворяют требованиям критичности ключевых заинтересованных сторон.

· Генерируют поток необходимых задач и данных для планирования, выполнения и контроля отдельных этапов процесса, а также ключевых показателей компании.

· Исключают повторяющиеся операции сотрудников и минимизируют ручные операции по передаче данных, постановке задач и созданию отчетов.

2. Основные пользователи подтвердили понимание процессов работы в системе, получены ответы на вопросы пользователей на основе опытной эксплуатации системы.

3. Обзор новых процессов для самостоятельного обучения пользователей позволяет новым пользователям ознакомиться с логикой работы в системе без привлечения других сотрудников.

4. Описание целевых процессов работы в системе:

· Учитывает ключевые конечные цели компании и задачи основных заинтересованных сторон.

· Позволяет установить взаимосвязи и взаимодействие внесенных изменений на различных этапах процесса, а также затронутых изменениями лиц.

5. Предлагаемые решения по оптимизации процессов и элементы списков доработок могут быть реализованы с использованием стандартных функций системы без изменений в программном коде.

Проект предусматривает вознаграждение, размер которого вы определите с лидером проекта напрямую.

⠀

По итогам проекта возможно продолжение сотрудничества.