Перевод HR-услуг в электронный вид

Центр кадровых решений (ЦКР) – Общий центр обслуживания по типовым процессам управления персоналом группы компаний «Газпром нефть» (ООО «Газпромнефть Бизнес-сервис»). Консолидируя HR-экспертизу, ЦКР оказывает услуги внутренним клиентам – дочерним обществам по договору SLA. На сегодня на обслуживании в ЦКР находятся более 30 компаний «Газпром нефти» общей численностью около 30 тыс. человек. Подразделения ЦКР расположены в 9 регионах России – от Санкт-Петербурга до Ноябрьска и Омска. Перевод дочерних обществ в ЦКР продолжается, целевой периметр – более 90 ДО и филиалов.

В портфеле Центра кадровых решений – более 180 услуг. Это услуги по таким направлениям, как подбор персонала, кадровое делопроизводство, администрирование компенсаций и льгот, организационная поддержка обучения.

Документооборот осуществляется в следующих системах:

· Учетная кадровая система SAP HR или 1С

· Система электронного документооборота 1С документооборот

· Личный кабинет сотрудника на портале ГПН

· Электронная почта

Перечень услуг, рассматриваемых в данном кейсе, представлен ниже:

1. Оформление приема на работу

2. Оформление служебных командировок

3. Предоставление планового отпуска

4. Оформление сверхурочной работы и работы в выходной день

5. Прекращение трудовых отношений

6. Оформление перевода на другую должность

Каждая из представленных выше услуг описана в ARIS, что позволяет проанализировать процесс, в частности: разделение функционала между участниками процесса, входные, выходные и промежуточные документы, а также информационные системы, используемые в процессе (см. приложение 1).

Одна из задач Центра кадровых решений – перевод услуг в электронный вид, т.е. существенное сокращение трудозатрат как потребителя услуги, так и сотрудников кадровых подразделений в результате сокращения количества бумажных документов или личных приходов сотрудников в кадровые подразделения.

Перевод услуг в электронный вид предполагает одну или все возможности для потребителя услуги:

· Заявитель может осуществить все действия для получения услуги удаленно, без прихода в кадровое подразделение

· Реализована он-лайн подача максимального количества документов, необходимых для получения услуги

· Заявитель имеет возможность осуществлять удаленный мониторинг предоставления услуги

Примером перевода услуги в электронный вид является внедрение электронных больничных листов (см. приложение 3)

В рамках задачи требуется проанализировать перечень услуг, предоставляемых сотрудникам Газпром нефти со стороны ЦКР, и дать предложения по возможности перевода данных услуг в электронный вид.

По 6 услугам, предоставляемым Центром кадровых решений:

1. Проанализированы все услуги на предмет сокращения количества бумажных документов и личных приходов заявителя в кадровые службы и государственные органы

2. Проанализированы требования со стороны законодательства в части возможности ухода от бумажных документов и перевода их в электронный вид

3. Проанализирована возможность предоставления/получения государственными органами документов в электронном виде

4. Сделаны предложения о возможности перевода представленных услуг в электронный вид

Критерии оценки результата со стороны заказчика

1. Предложения должны содержать описание целевого процесса в формате скорректированных таблиц с услугами (приложение 1). Корректировки процесса выделить на усмотрение автора.

2. Детальное описание предложений должно быть описано в дополнительном файле в формате презентации (не более 3-х слайдов).

3. Предложения по переводу процессов в электронный вид не должны противоречить требованиям законодательства (в том числе и к защите персональных данных).

4. В случае отказа от бумажных документов или возможности государственных органов принимать/предоставлять документы в электронном виде, должны быть предоставлены ссылки на соответствующие нормативные акты

5. Предложения исполнителя должны позволять сократить количество бумажных документов или приходов заявителя в кадровые службы и государственные органы

1. Детальное описание услуг, предоставляемых Центром кадровых решений сотрудникам Газпром нефти

2. Описание (в качестве примера) услуги «Электронные больничные листы»