Организация круглого стола для обмена лучшими практикам

Необходимо взаимодействовать со спикерами и подрядчиком, чтобы организовать круглый стол для обмена лучшими практиками работы с молодыми специалистами.

В конце марта компания планирует организовать круглый стол в онлайн-формате с представителями HR-сообщества, студентами университетов и учащимися школ. Мероприятие позволит компании собрать лучшие практики работы с молодыми специалистами, а также обозначить лидерские позиции компании в этом направлении. Для качественного проведения мероприятия в онлайн-формате будет привлечен подрядчик, который обеспечит спикеров световым оборудованием, поможет им настроить четкость изображения при трансляции, оформит материалы круглого стола в едином стиле, организует привлечение рядовых участников и массовую коммуникацию с ними. Лидер проекта ищет специалиста, который проведет отбор спикеров на мероприятие, проконтролирует своевременное представление материалов с их стороны, а также будет координировать действия подрядчика в соответствии с рабочим планом проекта.

Нет, проект рассчитан на то, что им будет заниматься один человек — event-менеджер.

Перед началом работы вам нужно изучить рабочий план, получить от лидера проекта перечень возможных спикеров, а затем в течение трех недель: 1. Пригласить спикеров на мероприятие, своевременно получить от них тезисы и презентационные материалы, при необходимости попросить их скорректировать. 2. Координировать деятельность подрядчика в соответствии с рабочим планом проекта, в том числе своевременное выполнение обязательных работ: • выбора онлайн-площадки для проведения мероприятия; • доставки светового оборудования спикерам и обратно; • оформления презентаций спикеров и вспомогательных графических материалов для круглого стола в едином стиле; • технического прогона накануне мероприятия со спикерами, чтобы убедиться, что они корректно используют световое оборудование и транслируют качественное изображение; • получения от спикеров ответов на вопросы участников, поступившие в ходе мероприятия; • рассылки материалов участникам после мероприятия. 3. Поддерживать коммуникацию со спикерами по организационным вопросам, в том числе для проведения технического прогона накануне мероприятия. 4. Модерировать круглый стол.

1. Участники круглого стола успешно обменялись лучшими практиками работы с молодыми специалистами. 2. Тезисы выступлений спикеров в текстовом формате и исходные презентационные материалы для передачи подрядчику в формате *.pptx. 3. Ответы спикеров на вопросы участников мероприятия в формате *.docx. 4. План коммуникаций со спикерами в формате *.docx или *.xslx.

1. В мероприятии приняли участие 12 спикеров, включая 4 представителей компании и 8 внешних участников. 2. Презентационные материалы и тезисы предоставлены спикерами не позднее, чем за 2 недели до начала мероприятия. 3. Контроль работы подрядчика был обеспечен в полном объеме, что позволило выполнить работы в соответствии с планом проекта. 4. Все спикеры приняли участие в техническом прогоне накануне мероприятия. 5. При модерации мероприятия event-менеджер контролировал, чтобы спикеры укладывались в тайминг, и помогал участникам сделать обсуждение более эффективным. 6. После мероприятия участникам своевременно отправлены ответы спикеров на их вопросы.

Проект предусматривает денежное вознаграждение в размере 150 000 рублей после выплаты налогов.

Лидер проекта предоставит вам предварительный перечень потенциальных спикеров с их контактными данными, передаст контакты подрядчика и рабочий план проекта.