Повышение эффективности проведения совещаний за счет расширения доступных его участникам инструментов обратной связи с использованием IT решения

Необходимо разработать формат проведения совещаний и подготовить рекомендации для создания IT-решения, которые позволят: 1. Участникам совещания: • Более открыто выражать свое мнение; • Оперативно предоставлять и получать обратную связь в ходе совещания. 2. Руководителям компании: • Собирать и анализировать мнения и оценки участников, высказанные в процессе и по итогам совещаний; • Контролировать соблюдение Практик регулярного менеджмента (ПРМ), принятых в компании; • Накапливать информацию для анализа потребностей в развитии практики проведения совещаний; • Формировать интегральные рейтинги по участникам (например, выявлять наиболее эффективных модераторов).

Эффективное совещание подразумевает включенность участников и приглашенных экспертов, высокий уровень доверия, возможность открыто задавать вопросы и получать ответы, которые необходимы для решения задач. Одним из шагов к формированию культуры доверия может быть использование единого формата совещаний и поддерживающего IT решения. Представляется возможным такой сценарий: отдельные переговорные комнаты оборудованы планшетами, на которые автоматически загружается повестка и список участников совещаний. Планшеты не привязаны к пользователям. Возможность авторизации может присутствовать, а может отсутствовать. По ходу совещания участники, в зависимости от повестки, голосуют, например, за уровень содержательности выступлений участников, «полезно-не полезно», «вдохновляет-не вдохновляет», «понимаю-не понимаю», «реалистично-нереалистично», «поддерживаю-не поддерживаю» или просто «нравится-не нравится», а также пишут комментарии или иным образом дают обратную связь по содержанию, форме выступлений и формату совещания в целом. В ходе и по итогам совещания, проведенного подобным образом: • У всех на планшетах могут появляться дополнительные вопросы участников, и, если они существенны и выступающий на них не ответил, задача модератора прояснить их. • Каждый выступающий может получить рейтинг, который может консолидироваться со временем в суммарный рейтинг докладчика в компании. Отдельно может формироваться рейтинг модераторов и экспертов-участников. • Собирается обратная связь участников относительно того, как прошло совещание и что можно улучшить в будущем. Со временем анализ этой обратной связи может стать основанием для уточнения ПРМ, или развития системы обучения эффективным совещаниям. • По итогам отдельных совещаний каждый участник может просмотреть график реакции аудитории (так называемый «heart rate») в привязке к аудиозаписи или стенограмме своего выступления (что нравилось, что не нравилось и т. п.), чтобы сделать соответствующие выводы. Подобная система, внедренная в компании, может существенно повысить качество совещаний и оказать положительное влияние на культуру компании. Это еще один шаг в сторону культуры открытости, эффективности, способности предоставлять и принимать обратную связь и меняться.

1. Формат проведения совещаний, который задает форму обратной связи и стимулирует ее предоставление в ходе совещания. Описание формата включает: • Анализ лучших практик проведения совещаний; • Уточнение классификации совещаний, представленной в ПРМ ГПН; • Определение ролей на совещании (модератор, выступающий, эксперт) и требований к ним (как им следует действовать — лучшая практика и как им не следует действовать — худшая практика); • Описание правил запроса и предоставления обратной связи в ходе совещания (условия анонимности/персонификации, обратная связь в процессе/по итогам, лучшая практика, худшая практика); • Описание формата использования технических средств для комментариев и голосований; • Систему оценок выполнения формальных требований (соответствие ПРМ) и качества итога совещаний в зависимости от вида совещания (параметры, шкала); • Методологию формирования интегральных рейтингов для модератора, докладчиков, экспертов, а также применения ПРМ в компании; • Описание возможностей и преимуществ, а также рисков применения данного подхода и предложения по минимизации таких рисков; • Сформировать рекомендации по применению различных инструментов проведения совещаний (в каких случаях использование данного инструмента рекомендуется, в каких нет). 2. Перечень предложений по IT решениям, используемым на совещании: • Разработать оптимальный дизайн интерфейса, поддерживающего IT решения и сформулировать технические требования к целевому IT решению; • Проанализировать рынок готовых IT продуктов, реализующих похожий функционал, и оценить возможность их кастомизации до вида, позволяющего полностью реализовать функционал организационного решения; • Сформулировать рекомендации относительно целесообразности использования готового продукта или разработки оригинального IT решения. 3. Описание способа внедрения данного IT решения в ГПН. 4. Предложения Исполнителя протестированы на фокус-группе, сформированной из представителей Заказчика.

1. Анализ лучших практик проведения совещаний проведен по результатам анализа научно-методической литературы и опубликованных исследований по теме организационной эффективности в бизнесе. Обязательны ссылки на источники. 2. Предложения Исполнителя сформулированы с учетом практики ПРМ ГПН и дополняют их по формату и содержанию. 3. Для каждого типа совещаний, описанного в ПРМ (с учетом дополнений авторов), предложены и обоснованы алгоритм и система метрик обратной связи. 4. Предложена последовательная система накопительных (интегральных) рейтингов, позволяющих анализировать внедрение ПРМ, качество совещаний и эффективность участников. 5. Сформулированы технические требования к поддерживающему IT решению в виде ТЗ на его разработку или кастомизацию существующего. Визуализирован предлагаемый интерфейс (не менее 2 вариантов). 6. Проработана возможность кастомизации существующих IT решений. 7. Предложения Исполнителя по формату проведения совещаний и порядку их внедрения в практику ГПН протестированы на фокус-группе из сотрудников ГПН и внешних экспертов. По итогам Исполнитель внес необходимые корректировки.

Две презентации в формате Power Point: • Краткая презентация содержит «методические рекомендации» по применению формата в виде кратких пошаговых рекомендаций и принципов; • Полная презентация содержит также обоснование предложенного формата совещаний с примерами применения в успешных компаниях, результаты анализа рынка IT решений и визуализацию интерфейса целевого IT решения. По итогам фокус-группы в презентации внесены корректировки и дополнения.

Выдержка из Практик регулярного менеджмента компании «Газпром нефть» — «Проведение эффективного совещания».

До 25 марта 2019