Автоматизация процессов администрирования и управления реализацией инициатив по непрерывным улучшениям

Необходимо автоматизировать процессы администрирования и управления реализацией инициатив в рамках процесса непрерывных улучшений.

В компании «Газпром нефть» и ее дочерних обществах (ДО) действует процесс генерации и внедрения инициатив по непрерывному улучшению производственных и бизнес-процессов. В этом процессе несколько стадий: на начальном этапе формируется пул инициатив, затем инициативы проходят экспертизу, отбора и защиту, потом утвержденные инициативы оформляются и реализуются как проекты, а после реализации проекта в рамках постпроектного мониторинга оценивается эффективность реализованной инициативы. В 2019 году в «Газпром нефти» и ДО подобным образом было реализовано более 250 таких инициатив и идей с экономическим эффектом более 6 млрд. рублей. В 2020 в 8 добывающих ДО/СП БРД стартовала программа «Актив Будущего» в рамках которой формируются портфели проектов различных типов (повышения эффективности, ИТ, цифровые , организационные). По предварительной оценке количество проектов в портфелях программы «Актив Будущего» составит 600-800. Сейчас различные виды инициатив рассматриваются по разной методологии, в их реализации принимают участие различные подразделения и сотрудники корпоративного центра «Газпром нефти» и ее дочерних обществ, данные об инициативах на различных стадиях хранятся в разрозненных источниках и автоматизированных системах (как правило, на начальных стадиях и на стадии постпроектного мониторинга используются таблицы Excel, а в ходе реализации проекта — Jira или Информационная система управления проектами — ИСУП). Все это затрудняет работу по сбору, согласованию и реализации инициатив и увеличивает сроки их внедрения. Компания-заказчик намерена стандартизировать и автоматизировать процесс администрирования и управления реализацией инициатив, для чего планирует использовать единое хранилище данных и единый инструмент автоматизации. Необходимо провести обследование действующих процессов и используемых инструментов хранения и обработки данных на различных стадиях проработки и администрирования или управления реализацией инициатив, разработать пользовательские сценарии и автоматизировать все стадии работы с инициативами, используя функционал платформы Atlassian Jira.

Да, проект рассчитан на то, что им будет заниматься команда из двух специалистов: бизнес-аналитик и специалист по настройке и администрированию Jira.

1. Обследовать действующие процессы на всех этапах жизненного цикла инициатив, от идеи до мониторинга экономического эффекта уже реализованной инициативы. Не все эти процессы документированы, поэтому потребуется провести интервью с представителями компании-заказчика и дочерних обществ. 2. Проанализировать имеющиеся источники и справочники данных, связанные с различными стадиями жизненного цикла инициатив. 3. Разработать техническое задание (ТЗ) на систему автоматизации процесса администрирования или управления реализацией инициатив, включая пользовательские сценарии и workflow, механизмы рассылки напоминаний и уведомлений, требования к интеграции с имеющимися автоматизированными системами. 4. Используя имеющуюся у компании-заказчика платформу Jira, автоматизировать процесс администрирования и управления реализацией инициатив согласно разработанному ТЗ. 5. Подготовить отчет о проделанной работе. 6. Передать лидеру проекта финальный вариант конфигурации Jira, исходный код, сопроводительную документацию и отчет о проделанной работе.

1. Техническое задание на автоматизацию процессов администрирования или управления реализацией инициатив в формате MS Word. 2. Настроенное, протестированное и полностью работоспособное решение на базе платформы Jira, автоматизирующее процессы администрирования или управления реализацией инициатив. 3. Отчет о выполненной работе в формате .pptx.

1. Полнота проведенного обследования и разработанного ТЗ: охвачены все виды инициатив, источники данных, проработаны сценарии для всех имеющихся ролей, учтены требования методологии управления проектами, применяемой в компании «Газпром нефть». 2. Решение, реализованное в Jira, включая функционал уведомлений, работает без ошибок, средства администрирования удобны для пользователей. 3. Документация оформлена в соответствии с шаблонами и требованиями компании-заказчика.

Проект предусматривает денежное вознаграждение в размере 774 000 рублей после выплаты налогов: • 340 000 рублей для бизнес-аналитика; • 434 000 рублей для дизайнера.

Компания-заказчик предоставит: • Описания полей данных для всех видов и стадий жизненного цикла инициатив, от регистрации идеи до мониторинга экономического эффекта от внедрения инициативы. • Нормативно справочную информацию по каждому полю. • Ролевую матрицу участников процессов согласования и администрирования или управления реализацией инициатив. • Документы, касающиеся методологии реализации проектов. • Техническое задание (будет предоставлено Заказчиком к 1 августа 2020 года). • Доступ к ПО Jira. Лидер проекта поможет организовать коммуникацию с представителями компании-заказчика и дочерних обществ и получить недостающую информацию.