Фасилитация серии встреч проектных команд

Необходимо провести ряд встреч проектных команд с использованием техник фасилитации. Встречи направлены на управление рисками проекта и снятие неопределенности в проекте, а также на формирование уверенности проектной команды в выбранном пути.

Центр управления проектами (ЦУП) — это единое цифровое и организационное пространство, созданное для повышения ценности портфеля крупных проектов, как правило связанных с разработкой месторождений. Так как процесс реализации крупных проектов сопряжен с неопределенностью и большим количеством разнообразных рисков, ЦУП разработал систему анализа и управления рисками. Одним из инструментов такой системы служит ашуранс проектов. Ашуранс проектов (от англ. assurance — уверенность) — это встреча проектной команды, на которой участники либо анализируют экономическую эффективность проекта (бизнес-ашуранс), либо оценивают технические характеристики проекта (технический ашуранс), либо оценивают операционную эффективность проекта и планируют дальнейшие шаги по его реализации (проектный ашуранс). Важной составляющей ашурансов является работа с настроем членов команды, формированием у них уверенности в выбранном пути. ЦУП инициирует проведение ашурансов и участвует в них как независимая функция, обеспечивая качество решений проектных команд. Помимо проектных команд, в ашурансах как правило принимают участие сотрудники кросс-функциональных подразделений, сопровождающих проект. Состав участников определяется исходя из цели встречи. В 2021 году планируется провести около 200 ашурансов проектов. Вам предстоит (в первом квартале 2021 года) провести 11 ашурансов и, используя техники фасилитации, организовать эффективный процесс групповой работы участников каждой встречи для достижения ее цели.

Проект рассчитан на то, что им будет заниматься один человек — фасилитатор.

1. Получить от лидера проекта информацию о целях и задачах ЦУП, а также об установленном в компании порядке проведения ашурансов. 2. Согласовать с лидером проекта даты проведения ашурансов проектов, а также формат каждой встречи (очный или удаленный). 3. Провести 11 ашурансов. По каждому из них: • Получить от лидера проекта информацию о цели, задачах, ожидаемых результатах и участниках ашуранса. • Погрузиться в специфику проекта, изучив соответствующие цели ашуранса, материалы. • Не позднее, чем за 3 дня до проведения ашуранса, разработать и согласовать с лидером проекта сценарий встречи. • Провести ашуранс. Количество участников каждого ашуранса — от 5 до 20. В случае необходимости лидер проекта предоставит вам ассистента. • Сформировать отчет о проведении ашуранса.

1. Сценарии ашурансов в формате *.docx. Каждый сценарий описывает: • цель и задачи ашуранса; • ожидаемые результаты ашуранса; • тайминг; • каждый фасилитационный инструмент, цель и ожидаемый результат от его применения. 2. Проведены ашурансы по согласованным сценариям с использованием техник фасилитации. Продолжительность ашуранса — 8 академических часов в очном формате или 2 дня по 4 часа в удаленном (онлайн) формате. 3. Отчеты о проведении ашурансов в формате *.docx. Каждый отчет включает в себя: • изложение ключевой информации о проекте, озвученной участниками во время встречи; • перечень принятых участниками решений; • оценку фасилитатора эффективности ашуранса исходя из цели; • оценку фасилитатора эффективности командной коммуникации участников; • рекомендации фасилитатора по повышению эффективности ашурансов и командных коммуникаций.

1. Разработано 11 сценариев ашураснов. Каждый сценарий рассчитан на 8 академических часов. В случае очного проведения предусмотрен обеденный перерыв (1 час) и четыре 10-минутных перерыва; при проведении в удаленном (онлайн) формате в 2 дня по 4 часа предусмотрены два 10-минутных перерыва в день. 2. Проведено 11 ашурансов. В процессе проведения каждого ашуранса фасилитатор: • установил эмоциональный контакт с участниками и создал комфортную среду для командной работы; • держал групповую динамику, вовлекал участников в командную работу; • дал высказаться всем участникам по теме встречи; • действовал по сценарию и добился запланированных целей; • уложился в тайминг встречи; • завершил ашуранс определением понятных для всех участников дальнейших шагов. 3. Участники ашуранса оценили работу фасилитатора выше среднего балла. 4. Информация о проекте, которой пользовались участники при принятии решений о проекте, детально зафиксирована в каждом отчете. 5. В каждом отчете приведено подробное обоснование экспертных оценок. 6. Рекомендации по повышению эффективности ашурансов и командных коммуникаций учитывают цели и задачи ЦУП.

Вы получите денежное вознаграждение, о размере которого договоритесь с лидером проекта.

Лидер проекта предоставит всю необходимую информацию о работе ЦУП и каждом проекте, а также ответит на ваши вопросы. По вашему запросу лидер проекта готов предоставить ассистента для проведения ашуранса.