Создание бизнес-бука по складской логистике

Требуется создать электронный бизнес-бук по складской логистике для передачи субподрядчикам, управляющим складской инфраструктурой клиентов по стандартам компании.

Компания «Газпромнефть-Снабжение» обладает большим опытом управления объектами складской инфраструктуры и оказывает клиентам услуги аутсорсинга в области организации складской логистики. Для реализации этих услуг компания нанимает субподрядчиков, которым передает свою экспертизу и наработки по управлению складским хозяйством. Чтобы ускорить передачу знаний субподрядчикам и упростить последующий контроль за соблюдением ими стандартов компании, необходимо на основе существующей нормативно-методической документации компании создать электронный бизнес-бук по складской логистике.

Да, для создания бизнес-бука требуется команда из трех человек: аналитика бизнес-процессов, копирайтера и дизайнера.

Вам предстоит: 1. Аналитику бизнес-процессов — ознакомиться с существующей схемой организации процесса и нормативно-методической документацией (около 900 страниц), определить, какой информации не хватает для создания бизнес-бука. Совместно с дизайнером — разработать концепцию итогового документа, включая: • предварительное описание содержания документа; • порядок организации информации в разделах бизнес-бука на примерах: a. раздела, описывающего общую схему бизнес-процессов операционной деятельности; b. раздела с описанием отдельного бизнес-процесса; c. инструкции с описанием отдельного шага одного из бизнес-процессов; d. текстового раздела с предварительным описанием требований к складским объектам. • предлагаемый подход к описанию бизнес-процессов с использованием графических нотаций моделирования EPC, BPMN или иных способов, которые, по вашему мнению, упростят понимание бизнес-бука конечными пользователями. • концепцию оформления итогового электронного документа (с учетом требований брендбука компании), включая: оформление титульного листа; способ навигации как по общей схеме бизнес-процессов операционной деятельности, так и по отдельному бизнес-процессу; оформление инструкции с описанием отдельного шага одного из бизнес-процессов; оформление текстового раздела с предварительным описанием требований к помещению. 2. Аналитику бизнес-процессов — провести интервью с главным экспертом-методологом компании в области складской логистики и 3-4 экспертами по отдельным областям знаний (при необходимости), запросить у экспертов недостающую информацию. Если для подготовки информации экспертам нужно больше времени, чем заложено на проект, то составить план сбора информации для лидера проекта. 3. Аналитику бизнес-процессов — подготовить итоговый документ с описанием бизнес-процессов: • смоделировать схемы процессов в согласованной графической нотации; • адаптировать существующую нормативно-методическую документацию, исключив из нее избыточные для внешнего подрядчика сведения и упростив способ подачи информации; • разработать недостающие инструкции, регламенты и требования на основе предоставленной экспертами информации. 4. Копирайтеру совместно с аналитиком бизнес-процессов — внести стилистические правки в текстовое содержание документа, адаптировав и сделав его понятным для рядового бизнес-пользователя; при необходимости подготовить вступительные слова, саммари и резюме по разделам. 5. Дизайнеру совместно с аналитиком бизнес-процессов и копирайтером —оформить итоговый документ в электронном виде в соответствии с ранее согласованной концепцией оформления и одобренным способом навигации по разделам документа.

1. Итоговый электронный документ в формате *.pdf со встроенной системой внутренних и внешних ссылок для перехода к детальной информации. Она описывает конкретные требования и шаги процесса и содержится в базе вспомогательных документов (инструкции, регламенты, чек-листы). Бизнес-бук содержит следующие разделы: • Планирование и расчет ресурсов. • Требования к объектам складской инфраструктуры. • Бизнес-процессы операционной деятельности: - Поступление товарно-материальных ценностей; - Погрузо-разгрузочные работы; - Приемка товарно-материальных ценностей/входной контроль; - Постановка на бухгалтерский учет; - Размещение товарно-материальных ценностей на места хранения; - Хранение товарно-материальных ценностей; - Инвентаризация имущества; - Циклические проверки; - Оформление документов на выдачу товарно-материальных ценностей; - Отпуск товарно-материальных ценностей; - Доставка товарно-материальных ценностей; - Действия при повреждении материально-технических ресурсов. • Контрольные процедуры. • Мотивационная политика. • Штатное расписание. • Стандарты брендирования. • Инструкции по работе каждого сотрудника. 2. Структурированная база вспомогательных документов (инструкций, регламентов, чек-листов), служащих для детализации отдельных требований и шагов процесса в формате *.docx. 3. Исходная версия итогового электронного документа в редактируемом формате *.ai, *.cdr или ином (в зависимости от выбранного графического редактора). 4. План подготовки недостающей информации экспертами компании на период, выходящий за временные рамки проекта.

1. Объем итогового документа составляет около 100-150 страниц, документ содержит все необходимые разделы и ссылки на вспомогательные документы. 2. Вспомогательные документы интегрированы в основной документ; система ссылок позволяет переходить к ним без доступа к сети Интернет. 3. Вспомогательные документы (инструкции, регламенты, чек-листы), нехватка которых была выявлена по результатам анализа нормативно-методической документации, разработаны, либо включены в план разработки вспомогательных документов с указанием сроков разработки и ответственных экспертов компании. 4. Текст документа и графические схемы описания процессов адаптированы для рядового бизнес-пользователя, и их понимание не требует от пользователя экспертных знаний в области складской логистики и моделирования бизнес-процессов.

Для команды проект предусматривает суммарное денежное вознаграждение в размере 250 000 рублей после выплаты налогов.

1. Лидер проекта предоставит вам нормативно-методические документы с описанием стандартов компании в области управления складским хозяйством и бренд-бук для создания концепции оформления. 2. Лидер проекта предоставит контактные данные экспертов-методологов и бизнес-заказчиков для проведения интервью, получения недостающих сведений, согласования промежуточных и итоговых результатов, а также поможет организовать коммуникации.