Проект стартовал

Создание бизнес-бука по складской логистике

Направления деятельности

  • Складское хозяйство
  • Бизнес-анализ
  • Инжиниринг бизнес-процессов

Приём откликов

до 19 января 2021

Сроки работы

2 месяца 15 дней

В чем суть проекта?

Требуется создать электронный бизнес-бук по складской логистике для передачи субподрядчикам, управляющим складской инфраструктурой клиентов по стандартам компании.

Расскажите о задаче подробнее

Компания «Газпромнефть-Снабжение» обладает большим опытом управления объектами складской инфраструктуры и оказывает клиентам услуги аутсорсинга в области организации складской логистики. Для реализации этих услуг компания нанимает субподрядчиков, которым передает свою экспертизу и наработки по управлению складским хозяйством. Чтобы ускорить передачу знаний субподрядчикам и упростить последующий контроль за соблюдением ими стандартов компании, необходимо на основе существующей нормативно-методической документации компании создать электронный бизнес-бук по складской логистике.

Понадобится ли команда?

Да, для создания бизнес-бука требуется команда из трех человек: аналитика бизнес-процессов, копирайтера и дизайнера.

Что предстоит сделать?

Вам предстоит: 1. Аналитику бизнес-процессов — ознакомиться с существующей схемой организации процесса и нормативно-методической документацией (около 900 страниц), определить, какой информации не хватает для создания бизнес-бука. Совместно с дизайнером — разработать концепцию итогового документа, включая: • предварительное описание содержания документа; • порядок организации информации в разделах бизнес-бука на примерах: a. раздела, описывающего общую схему бизнес-процессов операционной деятельности; b. раздела с описанием отдельного бизнес-процесса; c. инструкции с описанием отдельного шага одного из бизнес-процессов; d. текстового раздела с предварительным описанием требований к складским объектам. • предлагаемый подход к описанию бизнес-процессов с использованием графических нотаций моделирования EPC, BPMN или иных способов, которые, по вашему мнению, упростят понимание бизнес-бука конечными пользователями. • концепцию оформления итогового электронного документа (с учетом требований брендбука компании), включая: оформление титульного листа; способ навигации как по общей схеме бизнес-процессов операционной деятельности, так и по отдельному бизнес-процессу; оформление инструкции с описанием отдельного шага одного из бизнес-процессов; оформление текстового раздела с предварительным описанием требований к помещению. 2. Аналитику бизнес-процессов — провести интервью с главным экспертом-методологом компании в области складской логистики и 3-4 экспертами по отдельным областям знаний (при необходимости), запросить у экспертов недостающую информацию. Если для подготовки информации экспертам нужно больше времени, чем заложено на проект, то составить план сбора информации для лидера проекта. 3. Аналитику бизнес-процессов — подготовить итоговый документ с описанием бизнес-процессов: • смоделировать схемы процессов в согласованной графической нотации; • адаптировать существующую нормативно-методическую документацию, исключив из нее избыточные для внешнего подрядчика сведения и упростив способ подачи информации; • разработать недостающие инструкции, регламенты и требования на основе предоставленной экспертами информации. 4. Копирайтеру совместно с аналитиком бизнес-процессов — внести стилистические правки в текстовое содержание документа, адаптировав и сделав его понятным для рядового бизнес-пользователя; при необходимости подготовить вступительные слова, саммари и резюме по разделам. 5. Дизайнеру совместно с аналитиком бизнес-процессов и копирайтером —оформить итоговый документ в электронном виде в соответствии с ранее согласованной концепцией оформления и одобренным способом навигации по разделам документа.

Что представляет собой результат работы?

1. Итоговый электронный документ в формате *.pdf со встроенной системой внутренних и внешних ссылок для перехода к детальной информации. Она описывает конкретные требования и шаги процесса и содержится в базе вспомогательных документов (инструкции, регламенты, чек-листы). Бизнес-бук содержит следующие разделы: • Планирование и расчет ресурсов. • Требования к объектам складской инфраструктуры. • Бизнес-процессы операционной деятельности: - Поступление товарно-материальных ценностей; - Погрузо-разгрузочные работы; - Приемка товарно-материальных ценностей/входной контроль; - Постановка на бухгалтерский учет; - Размещение товарно-материальных ценностей на места хранения; - Хранение товарно-материальных ценностей; - Инвентаризация имущества; - Циклические проверки; - Оформление документов на выдачу товарно-материальных ценностей; - Отпуск товарно-материальных ценностей; - Доставка товарно-материальных ценностей; - Действия при повреждении материально-технических ресурсов. • Контрольные процедуры. • Мотивационная политика. • Штатное расписание. • Стандарты брендирования. • Инструкции по работе каждого сотрудника. 2. Структурированная база вспомогательных документов (инструкций, регламентов, чек-листов), служащих для детализации отдельных требований и шагов процесса в формате *.docx. 3. Исходная версия итогового электронного документа в редактируемом формате *.ai, *.cdr или ином (в зависимости от выбранного графического редактора). 4. План подготовки недостающей информации экспертами компании на период, выходящий за временные рамки проекта.

По каким критериям будут оценивать результат?

1. Объем итогового документа составляет около 100-150 страниц, документ содержит все необходимые разделы и ссылки на вспомогательные документы. 2. Вспомогательные документы интегрированы в основной документ; система ссылок позволяет переходить к ним без доступа к сети Интернет. 3. Вспомогательные документы (инструкции, регламенты, чек-листы), нехватка которых была выявлена по результатам анализа нормативно-методической документации, разработаны, либо включены в план разработки вспомогательных документов с указанием сроков разработки и ответственных экспертов компании. 4. Текст документа и графические схемы описания процессов адаптированы для рядового бизнес-пользователя, и их понимание не требует от пользователя экспертных знаний в области складской логистики и моделирования бизнес-процессов.

Что можно получить за этот проект?

Для команды проект предусматривает суммарное денежное вознаграждение в размере 250 000 рублей после выплаты налогов.

На какую помощь можно рассчитывать?

1. Лидер проекта предоставит вам нормативно-методические документы с описанием стандартов компании в области управления складским хозяйством и бренд-бук для создания концепции оформления. 2. Лидер проекта предоставит контактные данные экспертов-методологов и бизнес-заказчиков для проведения интервью, получения недостающих сведений, согласования промежуточных и итоговых результатов, а также поможет организовать коммуникации.