Доработка конструктора закупочной документации

Требуется доработать прототип конструктора закупочной документации, который штатными средствами MS Office формирует закупочную документацию на основе введенных пользователем параметров.

При конкурентном отборе поставщиков продуктов и услуг сотрудники компании вручную готовят большое количество документов (протоколы, акты, инструкции, уведомления и т. п.) в форматах Word и Excel. Смежные службы, проверяя эти документы, часто обнаруживают ошибки в применении стандартных формулировок и унифицированных справочников, и расхождения, возникшие при переносе данных из одного документа в другой. Следующая за этим доработка увеличивает продолжительность закупочных процедур. Чтобы упростить процесс подготовки и проверки закупочной документации, минимизировать ошибки и сократить сроки, компания разрабатывает автоматизированный конструктор закупочной документации, который позволяет формировать пакет закупочной документации в автоматическом режиме. Уже существует прототип конструктора в Excel, автоматизирующий подготовку документации для этапа «Инициация». Нужно доработать этот прототип, добавив функциональность для этапов отбора «Техническая оценка» и «Коммерческая оценка», а также оценить возможность использовать для решения этой задачи сторонние инструменты, имеющиеся на рынке.

Проект рассчитан на то, что им будет заниматься один человек — аналитик-программист.

1. Определить начальные требования прототипа: 1.1. Проанализировать текущую версию прототипа Автоматизированного конструктора закупочной документации по этапу «Инициация отбора» на базе Excel 1.2. Проанализировать шаблоны документов, структуру их наполнения, существующие справочники данных, источник информации и ответственных за внесение информации по каждому этапу конкурентного отбора «Инициация», «Техническая оценка», «Коммерческая оценка». 1.3. Подготовить и согласовать с Заказчиком функциональные требования к доработке прототипа на базе семейства продуктов Microsoft (возможно Excel) и структуру прототипа. 1.4. Проанализировать рынок программного обеспечения на предмет наличия решений, позволяющих упростить работу прототипа. Предложить решения лидеру проекта. 2. Доработать первый вариант прототипа: 2.1. Создать единый документ/файл/программу, который включает все шаблоны документов в рамках конкурентного отбора. 2.2. Обеспечить применение стандартных формулировок, унифицированных справочников данных и перенос данных между документами в автоматизированном режиме. 2.3. Предусмотреть удобный интерфейс (оптимизированный и не перегруженный) для заполнения информации по каждому этапу конкурентного отбора с учетом разграничения ответственности за заполнение данных и всплывающими списками (при наличии вариантов заполнения). 2.4. Обеспечить формирование готовых на печать документов (по всем шаблонам, предоставленным Заказчиком). 2.5. Обеспечить защиту/блокировку от изменений. 2.6. Настроить контроль проверки корректности данных/возникновения ошибок. 2.7. Обеспечить возможность сохранения на любом этапе работы. 2.8. Обеспечить возможность поочередного входа и работы в нём нескольких людей (размещен будет на общем сетевом диске, настройка общего доступа для единовременного входа не требуется). 2.9. Обеспечить возможность сохранения шаблонов для разных видов отборов и услуг. 2.10. Подготовить руководство пользователя, руководство администратора (инструкция по использованию/внесению изменений в шаблоны, стандартные формулировки и унифицированные справочники). 2.11. Предоставить прототип Заказчику для изучения и получить обратную связь о необходимых изменениях и дополнениях. 2.12. Предоставить Заказчику прототип, руководство пользователя и провести обучение Заказчика по работе прототипа. 2.13. Получить обратную связь и сформировать реестр замечаний и предложений. 3. Переработать прототип с учетом полученных замечаний и предложений: 3.1. Внести изменения и дополнения с учетом полученных замечаний и предложений. 3.2. Предоставить прототип Заказчику и согласовать с Заказчиком устранение замечаний и предложений.

1. Доработанный прототип: единый документ/файл/программа на базе семейства продуктов Microsoft (возможно Excel), позволяющий в автоматизированном режиме формировать пакет закупочной документации, исключая ошибки и необходимость проверки данных. Возможно рассмотрение альтернативного технического предложения при гарантии получения не менее функционального и удобного для использования продукта по согласованию с Заказчиком. Решение должно: а) проверять формальную корректность введенных данных; б) сокращать ручной ввод, предлагая стандартные формулировки и унифицированные справочники для выбора и автоматически перенося однократно введенную информацию во все документы, которые должны ее содержать; в) обеспечивать защиту от изменений; г) допускать поочередную (не одновременную) работу нескольких пользователей в сетевом расположении; д) учитывать существующие границы ответственности за ввод данных; е) формировать готовые к печати документы по имеющимся шаблонам; ж) давать возможность сохранить промежуточный результат работы на любом этапе; з) позволять специалистам компании-заказчика настраивать и использовать различные версии шаблонов документов для разных вариантов процесса конкурентного отбора. 2. Сопроводительная документация к доработанному прототипу (если прототип дорабатывался) в редактируемом формате (*.docx, *.xlsx): а) функциональные требования; б) руководство пользователя; в) руководство администратора (включая исходный код макросов, если они есть в прототипе).

1. В доработанном прототипе реализованы все сформулированные требования и прототип работает без ошибок. 2. Документация прототипа описана простым и понятным языком. Функциональные требования трактуется однозначно.

Проект предусматривает денежное вознаграждение в размере 150 000 рублей после выплаты налогов.

Лидер проекта предоставит вам: 1. Комплект документации по текущей версии прототипа Автоматизированного конструктора закупочной документации (прототип по этапу «Инициация отбора» на базе Excel, примерную структуру прототипа в формате Power Point). 2. Шаблоны документации для каждого этапа конкурентного отбора. 3. Нормативно-методическую документацию, описывающую процесс. А также организует взаимодействия с другими участниками проекта со своей стороны и коммуникацию в ходе выполнения работы.