Администрирование и поддержка работы проектных команд

Необходимо координировать работу проектных команд при разработке новых продуктов в сфере обучения и развития (предметная область — производственная безопасность).

Компания «Газпром нефть» намерена стать отраслевым и мировым лидером в сфере производственной безопасности. Для достижения этой цели компания пересматривает подход к развитию компетенций и разрабатывает ряд продуктов, которые повысят эффективность системного обучения. Разработкой новых продуктов занимается корпоративный университет компании и департамент по внедрению системы управления операционной деятельностью и производственной безопасности. В состав проектных команд входят эксперты из разных предметных областей, подразделений, а также компаний-провайдеров. Работа ведется в удаленном формате с перекрестным взаимодействием функций, что вызывает у команд ряд сложностей. Поэтому компании нужен человек, который будет координировать работу между командами.

Нет, проект рассчитан на то, что им будет заниматься один человек — администратор.

1. Ознакомиться с проектными регламентами и документами, кодексом корпоративного взаимодействия, которые предоставит лидер проекта. 2. Изучить брендбук компании и правила оформления презентаций в корпоративном стиле. 3. Погрузиться в работу команд, ознакомиться с задачами, распределением ролей и функций, а также принципами организации внутреннего взаимодействия. На регулярной основе: 1. Организовывать удаленные совещания команд, вести протоколы собраний, оказывать членам команд информационную поддержку до, в процессе и после совещаний. Готовить и направлять всем участникам мемо по итогам встреч проектных команд. 2. Сопровождать работу команд, фиксировать договоренности, результаты работ, контролировать сроки и статус выполнения задач. Важно также заблаговременно информировать лидера проекта о возникших сложностях и потенциальных рисках (риск срыва сроков, пробуксовка работы над продуктом и т. п.). 3. Как носитель всей информации по проектам, вы будете выступать в качестве «единого окна» для всех участников проектных команд, отвечая на их вопросы и помогая устранить проблемы. 4. Координировать коммуникацию между членами команды, обеспечивая согласованность работы (например, напоминать о встречах). 5. Консолидировать информацию, полученную от участников рабочих встреч по продуктам и проектных дней, перерабатывать ее в единый логичный документ. 6. Вносить данные о ходе реализации проектов в информационную систему управления проектами. 7. Администрировать ресурс «Комната данных» (облачная технология в 1С для обмена данными с внешними провайдерами), оповещать провайдеров об обновлениях данных. Переносить информацию из «Комнаты данных» в локальную сетевую папку и информировать участников проектных команд. 8. Готовить презентации продуктов для проектных дней.

1. Команда получала информационную, административную и координационную поддержку работы на протяжении всего проекта. 2. Протоколы совещаний и тексты мемо по проектным дням в формате *.doc/*.docx. 3. Презентации продуктов, подготовленные к проектным дням в формате *.ppt/*.pptx. 4. Заполненная информационная система управления проектами

1. Работа каждой команды была скоординированной на протяжении всего проекта. 2. Команды получали административную и информационную поддержку своевременно и в полном объеме. 3. Каналы коммуникации внутри команд и между командами работали без существенных сбоев, все члены команды своевременно получали информацию обо всех изменениях в проекте, затрагивающих их работу. 4. Все необходимые данные занесены в информационную систему управления проектами своевременно и в полном объеме. 5. Документация по проекту оформлена в корпоративном стиле и одобрена проектной командой. 6. Подготовлено 12 презентаций объемом 10 слайдов к проектным дням. 7. Участники проектных команд дают позитивную обратную связь о вашей работе, у них нет претензий к ней.

Проект предусматривает вознаграждение в размере 216 тысяч рублей после выплаты налогов, выплачиваемое ежемесячно равными долями (72 тысячи рублей каждый месяц).

Лидер проекта предоставит регламенты и документы, которые необходимы для выполнения задачи, кодекс корпоративного взаимодействия, брендбук компании и правила, шаблоны оформления презентаций в корпоративном стиле. Лидер проекта готов консультировать вас по всем вопросам, связанным со спецификой деятельности компании.