Координация работ управления взаимоотношениями с подрядчиками

Необходимо координировать и администрировать работы управления взаимоотношениями с подрядчиками.

Управление участвует в совместных встречах («площадках») блока разведки и добычи, взаимодействует со стейкхолдерами в блоке и с дочерними обществами компании «Газпром нефть», с которыми есть взаимозависимые планы работ. В связи с переходом на удаленный формат работы, необходимо поддерживать оперативное взаимодействие со всеми коллегами, в том числе из других команд: согласовывать порядок действий, отслеживать и координировать планы работ и их реализацию.

Проект рассчитан на то, что им будет заниматься один человек — координатор.

Вам предстоит: 1. Изучить материалы, предоставленные лидером проекта, в том числе стандарт по управлению исполнением договоров, методические материалы и другие документы. 2. Пройти мини-обучение по стандарту управления исполнением договоров. 3. Погрузиться в работу управления взаимоотношениями с подрядчиками: познакомиться с командой, изучить задачи, распределение ролей и функций, принципы организации внутреннего взаимодействия. 4. Познакомиться с планами работ управления, дочерних обществ, блока разведки и добычи. 5. Познакомиться с графиком ключевых событий в компании, в которых участвует управление. На регулярной основе вам будет необходимо: 1. Анализировать общие целевые показатели управления, планы работы управления, блока разведки и добычи и дочерних обществ, график ключевых событий компании, единый фонд инициатив. Для этого потребуется изучать файлы в формате Excel, презентации, график в календаре, доски Miro. 2. Отслеживать своевременное выполнение задач, напоминать ответственным о сроках реализации задач, заблаговременно информировать лидера проекта о возникших сложностях и потенциальных рисках (например, риск срыва сроков). 3. Готовить для лидера проекта статус-отчет о реализации задач: фиксировать выполненное и отмечать проблемные места. 4. Формировать единое информационное поле для команды управления, информируя о статусе задач в формате сводного отчета. 5. Выступать в качестве участника в нескольких «площадках». 6. Организовывать регулярные удаленные совещания команд управления (12 встреч) и команд дочерних обществ (12 встреч). Заполнять шаблон подготовки ко встрече («Цель-Процесс-Результат»), фиксировать договоренности, составлять график необходимых активностей по итогам встреч, готовить и направлять всем участникам мемо по итогам встреч. 7. Оказывать членам команды управления информационную поддержку до, в процессе и после совещаний. 8. Консолидировать информацию и материалы, полученные от участников рабочих встреч, и отправить всем заинтересованным сторонам. 9. Координировать коммуникацию между членами команды (например, напоминать о встречах, сроках).

1. Команда получала информационную, административную и координационную поддержку работы на протяжении всего периода работы. 2. Приглашения на встречи в шаблоне «Цель-Процесс-Результат» направлены всем необходимым участникам. 3. Тексты мемо по итогам встреч в формате *.doc/*.docx.

1. Работа управления была скоординированной на протяжении всего периода. 2. Команда управления получала административную и информационную поддержку своевременно и в полном объеме. 3. Отсутствие критичных отклонений по срокам в реализации планов у управления. 4. Организовано 24 встречи команд в соответствии со стандартами: направлены приглашения участникам в формате «Цель-Процесс-Результат», направлено мемо с зафиксированными договоренностями по итогам встреч.

Проект предусматривает вознаграждение в размере 60 000 рублей после выплаты налогов, выплачиваемое ежемесячно равными долями (20 000 рублей каждый месяц).

Лидер проекта предоставит стандарт по управлению исполнением договоров, методические материалы, а также другие документы, которые необходимы для выполнения задачи. Будет организовано мини-обучение по стандарту управления исполнением договоров. Лидер проекта готов консультировать вас по всем вопросам, связанным со спецификой деятельности компании.