Разработка и внедрение методологии проектного управления спортивного мероприятия на примере лыжного марафона TOKSOVOCUP

Необходимо разработать и внедрить методику управления спортивным проектом — лыжным марафоном TOCSOVOCUP. Модель должна быть адаптирована под специфику мероприятия и подходить для тиражирования на другие аналогичные проекты, а также соответствовать международным стандартам проектного управления (PMBOK или др.)

Токсовский лыжный марафон проводится с 1993 года, входит в десятку крупнейших марафонов России и межрегиональную серию Russialoppet. В 2019 году TOCSOVOCUP собрал более 1300 участников из разных городов. Как и любое спортивное мероприятие подобного масштаба лыжный марафон связан с различными организационными и погодными рисками, а подготовка к нему занимает более 6 месяцев Во время проведения марафона в начале 2019 года у организаторов возник ряд трудностей и накладок: трассы не были оборудованы достаточным количеством указателей и часть участников съехали с дистанции, не смогли во время подвезти горячее питание, не удалось избежать автомобильных пробок на подъезде к месту проведения мероприятия, в целом организация мероприятия была недостаточно четкая. При этом марафон получил хорошую маркетинговую поддержку и привлек большое количество участников, в том числе из других городов России Команда, которая занимается организацией марафона, уже сформирована. Каждый ее участник — профессионал в своей области. Исполнителю необходимо предложить методику управления спортивным проектом, адаптированную под специфику марафона, и помочь команде организаторов выстроить работу за счет внедрения этой четко выверенной методики

Работа над проектом будет осуществляться в 2 этапа На первом этапе нужно познакомиться с командой экспертов и провести обследование (через интервью). Для этого необходимо подготовить опросник и проинтервьюировать куратора марафона — Д. А. Ялова, заместителя Председателя Правительства Ленинградской области, директора марафона (руководителя проекта) — А. Малахова и команду организаторов, а также провести фокус-группу для представителей участников спортивного мероприятия. Организация интервью и фокус-группы — на стороне представителей Заказчика. Вопросы должны быть предварительно согласованы Собрав информацию о проекте, следует предложить модель и описать методику управления спортивным проектом, которые соответствовали бы признанным стандартам проектного управления и учитывали специфику марафона Под спецификой понимается работа с трассой (поддержание в рабочем состоянии, профилировка контруклонов, зачистка от кустарника, создание и поддержание переправ через ручьи), оформление разрешений (от Ржевского полигона, Морозовского лесничества, Муниципалитетов, ЦСКА, Спорткомитета, Правительства Ленобласти), лицензия по безопасности, работа в соцсетях (маркетинг, продвижение, работа со спонсорами, лидерами мнений, амбассадорами), спортивная составляющая (судьи, хронометраж, волонтеры, питание). Проект относится к типичным «каскадным» проектам и не требует использования гибких методик проектного управления После этого нужно разработать набор шаблонов документов для управления проектом: паспорт проекта, карту рисков с проработкой сценариев, детальный план-график с точками контроля и т. п. Когда куратор проекта утвердит шаблоны документов, команда экспертов должна их заполнить и согласовать между собой Второй этап проекта связан с методическим сопровождением работы команды. Исполнитель в роли супервизора должен в еженедельном режиме сопровождать работу, давать обратную связь по использованию методики и участвовать во встречах команды организаторов до самого марафона

1. Результаты обследования на основе согласованного опросника 2. Описание методики управления спортивным проектом с учетом специфики Токсовского марафона 3. Набор шаблонов для управления проектами: паспорт проекта, карта рисков с проработкой сценариев, план-график с точками контроля и иные документы, которые могут быть полезны. Уровень детализации шаблонов основывается на информации, собранной в ходе обследования 4. Заполненные шаблоны (командой проекта) без противоречий и неточностей 5. Презентация модели управления и итоговых материалов, которые в нее входят куратору проекта и команде организаторов 6. Рекомендации по организации работы внутри команды: регулярные планерки, общий чат, регулярное заполнение шаблонов управленческих документов руководителями направлений и т. п. 7. Сопровождения внедрения, предложенной методологии

1) Получена положительная обратная связь от команды организаторов 2) Проект модели управления проектами, а также методика и набор шаблонов, адаптированных под специфику мероприятия, согласованы куратором мероприятия 3) Модель дает четкое понимание того, кто что делает, какой результат нужно получить и в какие сроки, ясны контрольные точки реализации проекта 4) Все шаблоны документов заполнены корректно 5) Совещания команды организаторов проходят эффективно, после совещаний получена качественная обратная связь 6) Заседания организационного комитета проходят эффективно и включают в себя: разбор статуса подготовки, обсуждение проблем и важных вопросов по каждому направлению. По итогам у каждого участника есть четкое понимание следующих шагов. 7) Марафон прошел успешно (не было серьезных сбоев в ходе мероприятия, руководство и участники довольны событием).

Все документы предоставляются в форматах MS Word, MS Excel, MS PowerPoint и др. по предварительному согласованию с Заказчиком

Нет, проект рассчитан на одного человека